Vrijwel ieder bedrijf is tegenwoordig afhankelijk van IT. We zijn er onder andere afhankelijk van wat betreft e-mail, bestanden delen, boekhouden of beveiliging. Als er iets niet werkt, kan dat al snel gevolgen hebben voor het dagelijkse werk. Vooral kleinere en groeiende bedrijven vragen zich op den duur af of het beter is om de IT zelf te regelen of om extra ondersteuning in te schakelen.
Zelf IT beheren kost ook tijd
In een klein bedrijf worden IT-taken over het algemeen eerst intern opgepakt. Een ondernemer of handige collega installeert software en probeert technische problemen op te lossen wanneer die zich voordoen. Zolang de IT-omgeving overzichtelijk blijft, hoeft dat geen probleem te zijn. Wel is het verstandig om rekening te houden met de tijd die deze werkzaamheden kosten. Zo gebeuren taken als updates uitvoeren, gebruikers beheren, back-ups controleren en problemen oplossen vaak tussendoor. Die uren zijn daardoor niet altijd direct zichtbaar als IT-kosten. Naarmate een organisatie groeit, kan deze werkwijze lastiger vol te houden zijn. Er komen meer medewerkers, apparaten en applicaties bij en ook beveiliging vraagt meer aandacht. Bovendien kan een technisch probleem ingewikkelder zijn dan het in eerste instantie lijkt. Op zo’n moment is specialistische kennis vaak efficiënter.
Wanneer is externe ondersteuning interessant?
Er bestaat geen vast aantal medewerkers waarbij externe IT-ondersteuning ineens noodzakelijk wordt. Het gaat vooral om de vraag hoeveel kennis en capaciteit je intern hebt en hoe afhankelijk je bedrijf is van zijn digitale omgeving. Merk je bijvoorbeeld dat medewerkers regelmatig tegen dezelfde technische problemen aanlopen of bestaat er bijvoorbeeld onzekerheid over beveiliging en back-ups? Dan kan het goed zijn om externe ondersteuning in te schakelen. Een externe IT-dienstverlener kan verschillende werkzaamheden overnemen. Hierin kun je zelf bepalen hoe uitgebreid je dit inricht. Het kan een helpdesk zijn voor technische problemen, maar je kunt er ook voor kiezen het verder uit te breiden met werkplekbeheer en beveiliging. Het voordeel daarvan is dat je niet voor ieder IT-onderdeel zelf specialistische kennis in huis hoeft te hebben. Daar staat tegenover dat uitbesteden geld kost en dat je voor een deel afhankelijk wordt van een andere organisatie.
ICT uitbesteden hoeft niet alles of niets te zijn
Bij ict uitbesteden wordt soms gedacht aan het volledig overdragen van de digitale omgeving aan een externe partij. In de praktijk zijn er ook allerlei tussenvormen mogelijk. Je kunt bijvoorbeeld het dagelijkse beheer zelf blijven uitvoeren en alleen specialistische werkzaamheden uitbesteden. Andersom kun je juist de standaardtaken laten uitvoeren door een externe partij en belangrijke technische of strategische beslissingen intern blijven nemen. Het kan daarom nuttig zijn om eerst in kaart te brengen welke werkzaamheden er daadwerkelijk zijn. Wie beheert gebruikersaccounts? Wie controleert back-ups? Wat gebeurt er als een medewerker niet kan inloggen? En wie reageert wanneer er een beveiligingsprobleem ontstaat? Zorg dat je hier duidelijke afspraken over maakt.
Waar let je op bij het kiezen van een IT-partner?
Besluit je werkzaamheden uit te besteden, dan is de volgende vraag met wie je dat wilt doen. Een it partner moet uiteraard voldoende technische kennis hebben, maar daarnaast zijn er nog een aantal andere aspecten om rekening mee te houden. Het is bijvoorbeeld relevant om te weten op welke momenten ondersteuning beschikbaar is en hoe snel er bij problemen wordt gereageerd. Ook de ervaring met de software en systemen die jouw bedrijf gebruikt kan belangrijk zijn. Kijk daarnaast naar de toekomst. Kan een dienstverlener ondersteuning blijven bieden wanneer je bedrijf groeit of wanneer je andere technologie gaat gebruiken? En wordt er alleen gereageerd op storingen, of wordt er ook meegedacht over onderhoud, beveiliging en toekomstige veranderingen?
Zorg voor een duidelijke overdracht
Een aandachtspunt bij het inschakelen van externe IT-ondersteuning is de overdracht. Bij bedrijven waar IT lange tijd informeel is beheerd, blijkt informatie niet altijd goed gedocumenteerd te zijn. Denk aan een overzicht van gebruikte systemen, licenties, beheerdersaccounts, apparatuur en bestaande configuraties. Ook moet duidelijk zijn wie toegang heeft tot welke omgeving en waar belangrijke documentatie wordt bewaard. Wachtwoorden zelf horen uiteraard op een veilige manier te worden beheerd en overgedragen.
