Je draait een omzet onder de 20.000 euro per jaar, maar elke drie maanden zit je toch weer btw-aangifte in te vullen. Ondertussen vroeg een collega-ondernemer je laatst of jij al gebruikmaakt van de KOR. Goede vraag, want de kleine ondernemersregeling geeft je de mogelijkheid om je btw-administratie volledig los te laten, en dat klinkt aantrekkelijker dan het soms is. Of juist minder aantrekkelijk, afhankelijk van jouw situatie. Wij van Entrepreneuronline.nl zien dat veel ondernemers de KOR kennen maar niet weten of ze er beter van worden. In dit artikel leer je precies wanneer de regeling in jouw voordeel werkt en wanneer je er beter omheen kunt lopen.
Wat de KOR je concreet geeft én kost
De KOR is een vrijstelling van btw voor kleine ondernemers. Kies je ervoor, dan breng je geen btw in rekening op je facturen. Je doet ook geen btw-aangifte meer. Klinkt aantrekkelijk, en dat kan het zijn, maar er zit een keerzijde aan: je kunt ook geen btw meer terugvragen op je inkopen en kosten. Betaal je 21% btw op een nieuwe laptop of een abonnement op je boekhoudpakket? Die btw ben je gewoon kwijt.
Het draait dus om een simpele afweging: is de btw die je afdraagt op je omzet groter dan de btw die je terugkrijgt op je kosten? Als dat zo is, levert de KOR je per saldo geld op. Als je veel zakelijke kosten maakt met hoge btw, kan het juist nadelig uitpakken.
De harde drempel: maximaal 20.000 euro omzet
Om gebruik te maken van de KOR mag je omzet niet boven de 20.000 euro per kalenderjaar uitkomen. Dat klinkt eenvoudig, maar de vraag is wat er precies meegeteld wordt. De Belastingdienst kijkt naar je belaste omzet exclusief btw. Denk aan je diensten, digitale producten, fysieke verkopen en verhuurinkomsten als die normaal belast zouden zijn.
Niet alles telt mee. Vrijgestelde omzet, zoals de meeste zorgdiensten of bepaalde financiële diensten, hoef je niet op te tellen. Maar oppassen: als je naast je hoofdactiviteit ook iets verkoopt dat normaal belast is, telt dat wél mee. Een coach die ook een e-book verkoopt: beide omzetstromen tellen.
Stap 1: Breng je klantenbestand in kaart
Dit is de eerste en meest bepalende vraag: zijn je klanten particulieren of bedrijven?
Werk je voornamelijk voor particulieren (B2C), dan maakt btw voor jouw klant geen verschil. Zij kunnen btw niet terugvragen. Stel je bent fotograaf die bruiloften schiet: als jij geen btw factureert, is je tarief voor het stel gewoon voordeliger of verdien jij meer marge. De KOR is dan al snel aantrekkelijk.
Werk je voor bedrijven (B2B), dan is het een ander verhaal. Zakelijke klanten trekken de btw die jij factureert gewoon af. Voor hen maakt jouw btw-vrije factuur geen verschil in prijs. Maar als jij de KOR gebruikt en zij zijn groot inkoper van diensten, kan het in sommige gevallen zelfs een professioneel nadeel zijn: grotere opdrachtgevers vinden het soms onhandig om geen btw-factuur te ontvangen. Niet altijd een dealbreaker, maar het is een punt om mee te wegen.
Stap 2: Reken je effectieve btw-voordeel uit
Pak je laatste vier kwartaalaangiften erbij. Tel op hoeveel btw je hebt afgedragen aan de Belastingdienst, en trek daarvan af hoeveel btw je hebt teruggekregen op inkopen en kosten. Het verschil is wat de KOR je netto oplevert, op jaarbasis.
Voorbeeld: je draait 18.000 euro omzet met 21% btw, dus je int 3.780 euro btw. Je kosten zijn bescheiden: een telefoonabonnement, een klein kantoorpakket, af en toe een treinticket. Je btw op inkopen bedraagt in totaal 300 euro per jaar. Je draagt dus netto 3.480 euro af. Als je de KOR kiest, houd jij dat bedrag in eigen zak, maar je klanten betalen voortaan minder (of jij verdient meer marge). Netto winst: 3.480 euro per jaar.
Zijn je inkopen hoog, dus een grafisch ontwerper die elk jaar voor 2.000 euro aan software, apparatuur en licenties koopt? Dan is je btw-aftrek al 420 euro en is het nettoverschil kleiner. Reken het dus echt even door voor jouw situatie.
Stap 3: Weeg de administratieve winst
Wij van Entrepreneuronline.nl zien dit voordeel vaak onderschat worden. Geen btw-aangifte betekent minder tijd kwijt zijn aan administratie, minder kans op fouten en minder stress rondom deadlines. Voor ondernemers die hun boekhouding zelf doen, scheelt dat al snel een uur per kwartaal plus de mentale belasting.
Huur je een boekhouder in die per aangifte rekent? Dan is de besparing concreet: vier aangiften per jaar die vervallen, dat scheelt gemakkelijk 100 tot 300 euro per jaar aan boekhoudkosten afhankelijk van je tarief. Tel dat mee in je rekening.
Stap 4: Check je investeringsplannen
Timing is cruciaal. Sta je op het punt een flinke investering te doen, een nieuwe computer, professionele camera, verbouwing van je werkruimte of een bedrijfsauto? Dan is btw-aftrek ineens heel waardevol. Op een aankoop van 5.000 euro exclusief btw vraag je anders 1.050 euro terug.
Kies je de KOR vóór die investering, dan ben je die aftrek kwijt. Wacht je ermee tot na de investering, dan kun je daarna instappen. De bindingstermijn van drie jaar (zie stap 5) maakt het extra belangrijk om te plannen. Verwacht je in de komende drie jaar grotere uitgaven? Dan is de KOR misschien niet het juiste moment om in te stappen.
Stap 5: Meld je aan of opt out
Wil je gebruik maken van de KOR, dan meld je je aan bij de Belastingdienst. Dat doe je via het online portaal voor ondernemers. Let op de aanmelddatum: je kunt de KOR niet met terugwerkende kracht toepassen op het lopende kwartaal. Meld je op tijd aan, bij voorkeur voor het begin van een nieuw kwartaal.
Na aanmelding zit je drie jaar vast aan de KOR, tenzij je omzet de grens van 20.000 euro overschrijdt. Gebeurt dat laatste, dan val je automatisch terug in het normale btw-systeem, meteen, voor de rest van dat kalenderjaar. Dat betekent dat je alsnog btw moet gaan berekenen op je facturen en dat je de administratie moet bijhouden alsof je nooit in de KOR zat. Soms moet je met terugwerkende kracht facturen corrigeren, wat vervelend kan zijn voor klanten.
Houd je omzet dus nauwkeurig bij als je de KOR gebruikt. Zit je in november al op 19.000 euro? Dan is het bijna zeker dat je de grens gaat overschrijden als er ook maar iets binnenkomt voor de jaarwisseling.
Sectoren waar de KOR het vaakst loont
Niet elke ondernemer profiteert even sterk. In onze ervaring zijn dit de typen waar de KOR het vaakst positief uitpakt:
- Creatieve zzp’ers zoals schrijvers, illustratoren en fotografen die werken voor particulieren of kleine opdrachtgevers
- Coaches, trainers en therapeuten met een B2C-klantenkring
- Kleine webshops met lage inkoopkosten en een consumentenmarkt
- Lokale dienstverleners zoals schoonmakers, hoveniers of klusmannen die werken voor particulieren
Gemeenschappelijk kenmerk: relatief hoge omzet, lage kosten met btw en klanten die geen btw kunnen terugvragen.
De valkuilen die je wilt vermijden
Drempeloverschrijding halverwege het jaar is de meest voorkomende fout. Je overschrijdt in augustus al de 20.000 euro, maar je had al facturen verstuurd zonder btw. Die moeten alsnog gecorrigeerd worden. Dat is boekhoudkundige rompslomp en soms ongemakkelijk richting klanten.
Heb je gemengde omzet, dus zowel vrijgestelde prestaties (zoals bepaalde lessen of zorgdiensten) als belaste omzet? Dan wordt de berekening complexer. Vrijgestelde omzet telt niet mee voor de KOR-grens, maar je kunt evenmin btw aftrekken op kosten die daarvoor gemaakt worden. Laat je in dat geval adviseren door een boekhouder.
Tot slot: digitale diensten aan klanten in andere EU-landen vallen buiten de KOR. Verkoop je bijvoorbeeld een online cursus aan een particulier in Duitsland? Dan ben je over die omzet gewoon btw verschuldigd in dat land, via het OSS-systeem. De KOR biedt daarvoor geen bescherming.
Beslisboom: KOR aan of uit in vier vragen
Als je het snel wilt weten, doorloop dan deze vier vragen op volgorde:
Vraag 1: Is je jaaromzet structureel onder de 20.000 euro? Nee: de KOR is sowieso geen optie. Ja: ga verder.
Vraag 2: Zijn je klanten voornamelijk particulieren? Nee (B2B): overweeg goed of de KOR je imago schaadt of klanten afstoot. Ja: grote kans dat de KOR loont, ga verder.
Vraag 3: Zijn je zakelijke kosten met btw laag, dus minder dan 30 tot 40 procent van je btw-afdracht? Nee: de KOR levert je minder op of zelfs niets. Ja: de KOR is waarschijnlijk voordelig.
Vraag 4: Staan er grote investeringen gepland in de komende drie jaar? Ja: overweeg te wachten tot na die investering. Nee: meld je aan bij de Belastingdienst.
De KOR is geen standaardkeuze die voor iedereen opgaat. Voor zzp’ers met een particuliere klantenkring, weinig zakelijke kosten en een omzet onder de drempel kan de regeling je administratie flink verlichten en je netto wat meer overhouden. Maar doe je regelmatig grote investeringen, of werk je voornamelijk voor btw-plichtige bedrijven, dan pakt de rekening al snel anders uit. Zit je in een twijfelgeval, bespreek het dan met een boekhouder. Dat gesprek kost je een uur en kan je per jaar honderden euro’s of veel administratieve rompslomp schelen.
