Je haalt een opdracht binnen van een Belgisch bedrijf, noteert hun btw-nummer en maakt de factuur aan zonder btw. Logisch, want het gaat om een intracommunautaire dienst. Maar twee jaar later krijg je een brief van de Belastingdienst: het nummer klopte niet, de vrijstelling vervalt, en jij mag de btw alsnog afdragen. Met rente.
Dit is geen uitzonderlijk scenario. Wij zien bij ondernemers die met EU-klanten werken regelmatig dat de btw-nummercheck wordt overgeslagen, simpelweg omdat het onbekend is of niet in het proces zit. Terwijl een controle via VIES letterlijk twee minuten kost en jou beschermt tegen naheffingen die kunnen oplopen tot honderden of duizenden euro’s. In dit artikel lees je hoe je dat controleprocces opzet, van het opzoeken van het nummer tot het vastleggen van bewijs.
Wanneer je écht moet controleren
Niet elke factuur vraagt om een btw-check. Maar zodra je zonder btw wil factureren aan een klant in een ander EU-land ben je verplicht om het btw-nummer te verifiëren. Dat geldt in twee veelvoorkomende situaties.
Ten eerste bij intracommunautaire leveringen: je verkoopt fysieke goederen aan een bedrijf in een ander EU-land en past het nultarief toe. Ten tweede bij grensoverschrijdende diensten aan B2B-klanten: je levert een dienst, de klant verlegtde btw naar zichzelf, en jij factureert zonder btw op basis van de ‘verleggingsregeling’. In beide gevallen is een geldig btw-nummer de sleutel tot de vrijstelling. Ontbreekt het of klopt het niet, dan ben jij degene die opdraait voor de gemiste btw.
Bij een eerste opdracht met een nieuwe klant is controle altijd verplicht. Bij terugkerende klanten mag je wat soepeler omgaan met de frequentie, maar ook daar gelden regels. Meer daarover verderop.
Wat je nodig hebt voordat je begint
Elk EU-land heeft een eigen btw-nummerformaat. Een Duits nummer begint met ‘DE’ gevolgd door negen cijfers. Een Frans nummer begat met ‘FR’ plus twee tekens (letters of cijfers) en negen cijfers. Een Nederlands btw-nummer heeft de structuur NL gevolgd door negen cijfers, een letter B, en twee cijfers.
Klanten maken regelmatig schrijffouten: ze vergeten het landprefix, gebruiken spaties of punten die er niet in horen, of verwarren de letter O met het cijfer 0. Controleer daarom altijd of het nummer er qua structuur al correct uitziet voordat je het systeem in gaat. Een handige referentie voor alle EU-formats vind je op de website van de Europese Commissie of via je boekhoudpakket.
Stap 1: Zoek het nummer op via VIES
De meest directe manier om een btw-nummer klant controleren is via VIES: het VAT Information Exchange System van de Europese Commissie. Je vindt het op ec.europa.eu/taxation_customs/vies. De interface is eenvoudig: selecteer het land, vul het btw-nummer in zonder spaties of punten, en klik op ‘Controleren’.
VIES geeft je drie mogelijke uitkomsten. ‘Geldig’ betekent dat het nummer actief is en toebehoort aan een geregistreerd bedrijf, soms inclusief de bedrijfsnaam en het adres. ‘Ongeldig’ betekent dat het nummer niet bestaat of is ingetrokken. En ’tijdelijk niet beschikbaar’ is een derde optie die aparte aandacht verdient.
Stap 2: Wat ’tijdelijk niet beschikbaar’ betekent
VIES haalt zijn gegevens realtime op uit de nationale belastingregisters van alle EU-lidstaten. Niet elk land houdt zijn register altijd actueel beschikbaar. Griekenland, Italië en sommige Oost-Europese landen staan erom bekend dat hun systeem regelmatig offline is of vertraagd reageert.
Als VIES aangeeft dat het nummer tijdelijk niet beschikbaar is, betekent dat niet dat het nummer ongeldig is. Je mag in dat geval alsnog factureren zonder btw, maar dan moet je extra zorgvuldig zijn met je bewijs. Doe een tweede poging op een ander tijdstip, leg beide pogingen vast met een screenshot, en vraag de klant om aanvullende documentatie (zoals een btw-registratiecertificaat uit zijn thuisland). Noteer ook dat je de controle hebt geprobeerd en waarom je tot de conclusie ‘waarschijnlijk geldig’ bent gekomen.
Stap 3: Wat te doen bij een ongeldig nummer
Krijg je de melding ‘ongeldig’, stuur dan de factuur nog niet. Neem eerst contact op met de klant en vraag om een gecorrigeerd nummer. Soms is er sprake van een tikfout, soms is het bedrijf geregistreerd onder een andere entiteit, en soms is het btw-nummer simpelweg verlopen of ingetrokken.
Vraag naast het gecorrigeerde nummer ook om ondersteunende documenten: een recent uittreksel uit het handelsregister van het thuisland, of een belastingregistratiedocument waaruit de btw-registratie blijkt. Factureer pas nadat je een geldig resultaat uit VIES hebt en de documentatie binnen is. Factureer je toch zonder geldig nummer, dan loop je het risico dat de btw-vrijstelling later wordt teruggedraaid.
Stap 4: Leg de controle vast als bewijs
Dit is de stap die de meeste ondernemers overslaan, en dat is precies waar het misgaat bij een btw-controle. Een controle die je niet hebt gedocumenteerd, heeft in de ogen van de Belastingdienst nooit plaatsgevonden.
Maak een screenshot van het VIES-resultaat met datum en tijdstip zichtbaar in beeld. Sla dit op in je factuuradministratie, bij de betreffende factuur of in een aparte map per klant. Zorg dat de bestandsnaam het btw-nummer en de datum bevat, zodat je het snel kunt terugvinden.
Bewaar dit bewijs minimaal zeven jaar. Dat sluit aan op de standaard fiscale bewaarplicht in Nederland. Bij onroerende goederen of specifieke EU-transacties kan een langere termijn gelden; controleer dit bij twijfel met je boekhouder.
Hoe vaak herhalen bij vaste klanten
Voor een klant met een doorlopende opdracht hoef je niet bij elke factuur opnieuw te controleren, maar je moet het wel periodiek doen. Wij adviseren een controle bij het begin van elk nieuw kalenderjaar, en extra bij elke nieuwe opdracht boven een bepaald drempelbedrag, bijvoorbeeld boven de 5.000 euro.
Een bedrijf kan zijn btw-registratie verliezen, fuseren of ophouden te bestaan. Als jij blijft factureren zonder btw op basis van een nummer dat ondertussen is vervallen, ben jij aansprakelijk. Plan de jaarlijkse controle als vaste taak in je agenda of koppel het aan je boekjaarafsluiting.
Alternatieve tools naast VIES
VIES is het startpunt, maar niet het enige hulpmiddel. Voor klanten in Nederland kun je ook rechtstreeks het register van de Belastingdienst raadplegen. Voor Belgische klanten is de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) een betrouwbare aanvulling, waar je ook de bedrijfsnaam en het adres kunt verifiëren.
Gebruik je boekhoudsoftware zoals Exact, Moneybird of Twinfield? Dan is btw-validatie vaak ingebouwd. Je vult het btw-nummer in bij de klantkaart en het pakket controleert het automatisch via de VIES-API. Voor ondernemers die tientallen EU-facturen per maand versturen is een directe API-koppeling het meest efficiënt: het nummer wordt gevalideerd op het moment van aanmaken en de uitkomst wordt automatisch opgeslagen.
| Situatie | Aanbevolen tool | Vastlegging |
|---|---|---|
| Incidentele klant, laag volume | VIES handmatig | Screenshot opslaan bij factuur |
| Vaste EU-klant, meerdere facturen per jaar | VIES jaarlijks + boekhoudpakket | Screenshot + jaarlijkse controleaantekening |
| Hoog volume, veel verschillende EU-klanten | API-koppeling via boekhoudsoftware | Automatische logging in systeem |
Wat er misgaat als je de controle oversloeg
Stel dat je zes maanden lang facturen hebt verstuurd zonder btw aan een Italiaanse klant, en het btw-nummer blijkt ongeldig te zijn. De Belastingdienst kan de vrijstelling terugvorderen: jij bent de btw verschuldigd die je had moeten afdragen, plus rente en mogelijk een boete.
De klant heeft de btw nooit betaald, jij hebt hem nooit gefactureerd, maar jij draait er wel voor op. In de praktijk is het erg moeilijk om dit achteraf te verhalen op de klant, zeker als die in het buitenland zit.
Heb je al een foutieve factuur verstuurd? Stuur dan zo snel mogelijk een creditnota voor het volledige bedrag van de originele factuur, en maak een nieuwe factuur aan met de juiste gegevens. Bewaar beide documenten zorgvuldig en noteer in je administratie waarom de correctie is gedaan. Informeer ook je boekhouder, zodat eventuele btw-aangiftes gecorrigeerd kunnen worden.
Een btw-nummercheck hoeft geen extra administratieve last te zijn. Het is een kleine handeling met grote gevolgen als je hem weglaat. Een geldige validatie via VIES, een screenshot erbij, en een vaste plek in je facturatieworkflow zijn genoeg om bij een controle gewoon goed gedocumenteerd te zijn.
Wij raden aan om te beginnen met je huidige EU-klanten: open VIES, valideer elk nummer en sla de resultaten op. Daarna bouw je het in als standaardstap bij elke nieuwe klant, en herhaal je de check bij vaste klanten jaarlijks. Zo hoef je achteraf niets te repareren.
