Je hebt een project afgerond, de factuur verstuurd en de betaling staat ingepland. Dan krijg je twee weken later een e-mail van je klant: de factuur klopt niet en kan niet worden verwerkt door de boekhouder. Eén ontbrekend gegeven, zoals een btw-identificatienummer of een duidelijke omschrijving van de dienst, is genoeg om dit te laten gebeuren. Het gevolg: vertraging, een gecorrigeerde factuur opstellen en soms zelfs openstaande facturen die je bedrijf gaan beheersen.
In dit artikel lopen we een factuurvoorbeeld langs met de 14 verplichte velden die de Belastingdienst eist. We lichten elk veld toe: wat precies verplicht is, wanneer uitzonderingen gelden en waar de meest gemaakte fouten zitten. Aan het einde vind je een checklijst die je vóór het versturen doorloopt.
Het factuurvoorbeeld: 14 verplichte velden op een rij
Hieronder lopen we een realistische voorbeeldfactuur door, veld voor veld genummerd. Dit is het factuurvoorbeeld verplichte gegevens dat de Belastingdienst hanteert als basis voor de btw-aftrek bij jouw klant. Ontbreekt er iets, dan is die aftrek in gevaar.
Veld 1, Jouw volledige NAW-gegevens
Je naam (of bedrijfsnaam), volledig adres en vestigingsplaats zijn verplicht. Gebruik je een handelsnaam, vermeld dan ook de juridische naam zoals geregistreerd bij de KVK. Een postbus als eigen adres is toegestaan, maar dan moet elders op de factuur het bezoekadres of vestigingsadres staan.
Veelgemaakte fout: Alleen de handelsnaam vermelden zonder de juridische naam. Voor een eenmanszaak staat je eigen naam bij de KVK ingeschreven; die moet op de factuur.
Veld 2, NAW-gegevens van de klant
De naam en het adres van je klant zijn verplicht. Voor B2B-facturen is het bezoekadres of het vestigingsadres vereist. Een postbusnummer volstaat alleen als de klant geen vaste vestigingsplaats heeft of als de klant zelf aangeeft dat correspondentie via een postbus verloopt, maar dan moet je het bedrijfsnummer of btw-id wel kloppen.
Veelgemaakte fout: Alleen een naam invullen zonder adres, of een verouderd adres overnemen uit een oud bestand.
Veld 3, Factuurdatum
De datum waarop je de factuur uitreikt, is leidend. Niet de datum waarop je betaald krijgt, en niet de datum waarop de opdracht is afgerond. De factuurdatum bepaalt in welk belastingtijdvak de btw valt. Factuur uitreiken in december maar dateren in januari is dus niet toegestaan.
Veld 4, Uniek en oplopend factuurnummer
Elk factuurnummer moet uniek zijn en in een logische, oplopende reeks vallen. Je mag de reeks zelf bepalen (per jaar opnieuw beginnen, of doorlopend), maar er mogen geen gaten in zitten. Een sprong van factuur 2026-014 naar 2026-017 roept vragen op bij een controle.
Veelgemaakte fout: Facturen verwijderd in het boekhoudprogramma in plaats van gecrediteerd. Verwijder nooit een factuur; maak altijd een creditnota aan.
Veld 5, KVK-nummer
Voor eenmanszaken en andere rechtspersonen is het KVK-nummer wettelijk verplicht op zakelijke correspondentie inclusief facturen. Dit staat vastgelegd in de Handelsregisterwet. Voor zzp’ers en bv’s geldt hetzelfde. Het is dus geen optioneel gegeven, ook al laten veel zelfstandigen het weg.
Veld 6, BTW-identificatienummer
Je btw-id (in de vorm NL123456789B01) is verplicht op alle facturen. Pas je de Kleineondernemersregeling (KOR) toe? Dan ben je vrijgesteld van btw-aangifte, maar je btw-id vermeld je alsnog op de factuur, gevolgd door de vermelding “Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling”.
Bij intracommunautaire leveringen aan klanten in andere EU-landen vermeld je ook het btw-id van de klant.
Veld 7, Omschrijving van de dienst of het product
De omschrijving moet voldoende specifiek zijn. “Werkzaamheden september” is te vaag. “Webdesign werkzaamheden voor de website van [bedrijfsnaam], inclusief drie revisierondes” is bruikbaar. De Belastingdienst wil kunnen vaststellen wat er precies geleverd is en welk btw-tarief daarbij hoort.
Veelgemaakte fout: Vage omschrijvingen gebruiken bij diensten die onder een bijzonder tarief vallen, zoals het 9%-tarief voor bepaalde culturele of fysiotherapeutische diensten.
Veld 8, Hoeveelheid en eenheid
Bij goederen vermeld je altijd de hoeveelheid en de eenheid (stuks, kilo, liter). Bij diensten gaat het om de eenheid van levering: uren, dagen, projecten of een vaste prijs. Lever je op uurbasis, dan vermeld je het aantal uren. Werk je met een vaste projectprijs, dan volstaat “1 project” als omschrijving van de hoeveelheid.
Veld 9, Prijs per eenheid exclusief btw
Het uurtarief of de stuksprijs zonder btw moet apart vermeld staan. Geef je korting, dan vermeld je die korting als apart regelbedrag of als percentage, zodat de klant de berekening kan controleren. Je mag niet alleen het eindtotaal exclusief btw vermelden zonder de opbouw te tonen.
Veld 10, BTW-tarief
Vermeld het toegepaste tarief: 21%, 9% of 0%. Bij het 0%-tarief (bij export buiten de EU of intracommunautaire leveringen) volstaat het tarief niet: je moet ook een wettelijke grondslag of vermelding toevoegen, zoals “Intracommunautaire levering” of “Vrijgesteld op grond van artikel 9 Wet OB”.
Bij vrijgestelde prestaties, zoals bepaalde zorgdiensten of onderwijs, vermeld je expliciet dat de prestatie vrijgesteld is van btw, inclusief de reden.
Veld 11, BTW-bedrag per tariefgroep
Lever je producten of diensten die onder verschillende btw-tarieven vallen, dan splits je het btw-bedrag uit per tarief. Je mag de bedragen niet samenvoegen tot één totaalbedrag. Bijvoorbeeld: 21% over het softwareabonnement en 0% over de grensoverschrijdende levering van goederen staan op aparte regels.
Veld 12, Totaalbedrag inclusief btw
Het totaalbedrag dat de klant betaalt, inclusief alle btw, staat onderaan. Kleine afrondingsverschillen (door rekenen met centen) verwerk je als aparte regel, zodat het totaal klopt met de som van de regelbedragen.
Veld 13, Betalingstermijn en betaalinstructies
De wettelijke standaard voor B2B-betalingen is 30 dagen. Wil je een kortere of langere termijn, dan spreek je dit vooraf af. Vermeld altijd je IBAN, en bij voorkeur ook de tenaamstelling. Stuur je een factuur na een vooruitbetaling, dan vermeld je ook het al betaalde bedrag en het resterende saldo.
Veld 14, Uitzonderingsvermeldingen
Sommige situaties vereisen een specifieke vermelding op de factuur:
- Intracommunautaire levering: “Intracommunautaire levering, 0% btw”
- Verleggingsregeling: “Btw verlegd” (de klant is dan zelf btw-plichtig)
- Margeregeling: “Margeregeling van toepassing, geen btw-aftrek mogelijk”
- KOR: “Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling”
Welke vermelding verplicht is, hangt af van de situatie. Wij van Entrepreneuronline.nl raden aan om in je factuursjabloon een vaste plek voor deze teksten te reserveren, zodat je ze niet vergeet bij bijzondere transacties.
Vereenvoudigde factuur tot 100 euro exclusief btw
Lever je iets ter waarde van maximaal 100 euro exclusief btw aan een Nederlandse klant? Dan mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Je mag dan de NAW-gegevens van de klant, het btw-id van de klant en het btw-bedrag per tariefgroep weglaten. Wel verplicht: jouw NAW-gegevens, de factuurdatum, een productomschrijving, het btw-tarief en het totaalbedrag inclusief btw.
Let op: de vereenvoudigde factuur geldt niet voor intracommunautaire leveringen of de verleggingsregeling. Dan gelden altijd de volledige eisen.
Directe checklijst: 14 velden afvinken voor verzenden
Gebruik deze lijst elke keer voordat je een factuur verstuurt:
- Veld 1: Jouw volledige naam, adres en vestigingsplaats
- Veld 2: Naam en adres van de klant
- Veld 3: Uitreikdatum (niet de betaaldatum)
- Veld 4: Uniek, oplopend factuurnummer zonder gaten
- Veld 5: KVK-nummer
- Veld 6: BTW-id (met eventuele KOR-vermelding)
- Veld 7: Specifieke omschrijving van goederen of dienst
- Veld 8: Hoeveelheid en eenheid
- Veld 9: Prijs per eenheid exclusief btw, kortingen apart vermeld
- Veld 10: BTW-tarief (21%, 9% of 0%) met wettelijke grondslag bij 0%
- Veld 11: BTW-bedrag uitgesplitst per tariefgroep
- Veld 12: Totaalbedrag inclusief btw
- Veld 13: Betalingstermijn en IBAN
- Veld 14: Verplichte uitzonderingstekst (indien van toepassing)
Een factuur is een wettelijk document. Je klant baseert er zijn btw-aftrek op, en jij bouwt er je eigen administratie mee op. Ontbreekt er één verplicht veld, dan kost dat tijd en soms geld, voor jou én voor je klant.
Wij van Entrepreneuronline.nl raden aan om één goed sjabloon te maken met alle 14 velden standaard ingebouwd, inclusief een vaste plek voor uitzonderingsvermeldingen zoals de verleggingsregeling of de kleineondernemersregeling. Controleer het sjabloon eenmalig grondig en gebruik de checklijst uit dit artikel consequent. Dat is de eenvoudigste manier om factuurfouten structureel te voorkomen.
