Een medewerker die langer ziek is, heeft voor een kleine onderneming direct impact. Werk moet worden opgevangen, de loonkosten lopen door en ondertussen wil je de medewerker goed begeleiden. Daar komt bij dat je als werkgever wettelijke verplichtingen hebt. De Wet verbetering poortwachter legt vast wat werkgever en werknemer samen moeten doen om re-integratie een eerlijke kans te geven. Wie die stappen kent, voorkomt verrassingen.
Waarom de poortwachter ertoe doet
In Nederland betaalt een werkgever bij ziekte in principe maximaal twee jaar loon door. In die periode moeten werkgever en werknemer zich aantoonbaar inspannen voor herstel en terugkeer naar werk. Aan het einde beoordeelt het UWV of dat voldoende is gebeurd. Vindt het UWV dat er te weinig is gedaan, dan kan het een loonsanctie opleggen. In dat geval betaal je langer loon door. Voor een mkb-bedrijf kan dat een flinke financiële tegenvaller zijn.
De belangrijkste momenten op een rij
De poortwachterprocedure kent een aantal vaste momenten. De meest gebruikte ijkpunten zijn:
- Uiterlijk week 6: de bedrijfsarts maakt een probleemanalyse als langdurig verzuim dreigt.
- Uiterlijk week 8: werkgever en werknemer stellen samen een plan van aanpak op.
- Elke zes weken: er is minimaal een evaluatiemoment over de voortgang.
- Uiterlijk week 42: de werkgever meldt de ziekte bij het UWV.
- Rond week 52: de eerstejaarsevaluatie, waarin je kijkt of het doel van het plan nog klopt.
- Rond week 91: de werknemer ontvangt het re-integratieverslag voor de aanvraag van een WIA-uitkering.
De exacte termijnen kunnen per situatie verschillen. Laat je daarom altijd adviseren door je bedrijfsarts of arbodienst.
Eerste en tweede spoor
Re-integratie gebeurt in eerste instantie binnen je eigen bedrijf, in het eigen werk of in aangepast werk. Dit heet het eerste spoor. Blijkt dat terugkeer binnen je organisatie niet haalbaar is, dan moet je ook buiten je bedrijf naar passend werk zoeken. Dat is het tweede spoor. Voor kleine ondernemingen is dat tweede spoor vaak relevant, omdat er simpelweg minder alternatieve functies zijn. Het is belangrijk om dit tijdig in te zetten, omdat het UWV kijkt of er op het juiste moment is geschakeld.
Dossiervorming zonder papierwinkel
Het UWV beoordeelt je inspanningen aan de hand van het re-integratiedossier. Leg daarom gesprekken, afspraken en adviezen vast, met datum. Bewaar de probleemanalyse, het plan van aanpak, bijstellingen en verslagen van evaluaties op één plek. Let daarbij op privacy: medische informatie hoort bij de bedrijfsarts, niet in je personeelsdossier.
Veel mkb-ondernemers hebben geen eigen HR-afdeling die dit bijhoudt. Het loont dan om een arbodienst of casemanager in te schakelen die het proces bewaakt. Partijen zoals verdigroep.nl bieden daarvoor onder meer arbodienstverlening, casemanagement en re-integratie in het tweede spoor, met een aparte lijn voor ondernemers.
Tips om het goed te regelen
- Houd contact met je zieke medewerker, op een respectvolle manier en zonder naar medische details te vragen.
- Zet de deadlines direct in je agenda zodra iemand ziek wordt.
- Vraag bij twijfel tijdig advies, liever in week 10 dan in week 80.
- Controleer of je verzuimverzekering eisen stelt aan de begeleiding.
