Het grootste deel van de MKB’ers in Nederland heeft één belangrijk doel: groeien. Meer klanten, meer kansen, meer omzet: dat is waar het allemaal om draait. Maar: in de praktijk blijkt dat groei eigenlijk altijd gepaard gaat met uitdagingen op het gebied van structuur.
Wat in het begin namelijk nog overzichtelijk was, kan ineens rommelig worden of enorm foutgevoelig zijn. In veel gevallen heeft dit te maken met een gebrek aan structuur. Zonder een vaste werkwijze of een handig systeem, zoals een CRM-systeem, kan groei namelijk al snel een rem zijn in plaats van een handige versneller.
Groei kan (bestaande) problemen juist vergroten
Wie net begint met ondernemen en merkt dat het bedrijf goed loopt, krijgt hier vaak volop energie van. In de beginfase draait het namelijk vaak om experimenteren en bijsturen waar nodig. Doordat je bedrijf nog klein is, heb je hier vanzelf veel overzicht bij. Dat werkt eigenlijk prima, zolang het aantal klanten, samenwerkingen of opdrachten beperkt blijft. Neemt dit aantal toe, dan is het belangrijk om kritisch te kijken naar je werkwijze.
Blijf je namelijk werken zoals je deed, dan is de kans op problemen aanwezig. Denk bijvoorbeeld aan zakelijke afspraken die vergeten worden, aan facturen die blijven liggen of aan taken die constant worden doorgeschoven. Hoewel dit geen grote rampen op zichzelf zijn, kunnen ze bij groei wel opeenstapelen en in de weg gaan zitten. In zo’n geval is structuur een must, zodat groei geen chaos wordt, maar juist zorgt voor meer rust binnen je bedrijf.
Wat wordt er eigenlijk bedoeld met structuur?
De vraag is alleen: wat wordt er precies bedoeld met structuur binnen een bedrijf? Hoewel structuur vaak geassocieerd wordt met allerlei ingewikkelde regels, gaat het in de praktijk vooral om duidelijkheid. Een vaste manier om te werken met duidelijke afspraken over wie wat wanneer doet. Dit werkt op het moment dat het niet alleen de ondernemer is die weet hoe alles in elkaar steekt, maar als het toegankelijk is voor iedereen die ermee moet werken.
Structuur zorgt er namelijk voor dat kennis en informatie niet afhankelijk zijn van één persoon, iets wat wel vaak zo is bij startende bedrijven. En ja, dat werkt zolang er overzicht is, maar bij groei is dit een kwetsbaar punt. Door afspraken, informatie en processen vast te leggen op één centrale plek en te werken met één centraal systeem, zoals een CRM-systeem, blijft het bedrijf wendbaar. En dat is belangrijk voor de toekomst, bijvoorbeeld wanneer je nieuwe werknemers aanneemt en moet inwerken.
Overzicht houden in klantrelaties met een CRM-systeem
Een CRM-systeem is hierbij onmisbaar. Een van de eerste onderdelen waar structuur namelijk vaak ontbreekt in het geval van groei is klantbeheer. Het wordt steeds lastiger om overzicht te houden op het moment dat het aantal klanten stijgt. Wie heeft welke factuur ontvangen? En welke afspraken zijn er ook alweer gemaakt met welke klant? Je begrijpt vast dat zonder een centrale plek er veel verwarring en chaos kan ontstaan binnen je bedrijf. Gegevens zijn bijvoorbeeld verspreid in mappen, clouds en notities.
Naast het feit dat dit rommelig en chaotisch werkt, is het enorm foutgevoelig én kost het veel tijd. Hier kan een kwalitatief CRM-systeem erg goed bij helpen. Met zo’n systeem wordt klantinformatie op één plek vastgelegd, wat perfect is voor je structuur en overzicht. Dit werkt sowieso intern een stuk beter, maar draagt ook meteen bij aan een professionelere uitstraling richting je klanten. Dat terwijl je zelf alle gegevens en informatie netjes op een rij hebt.
Zorg ook voor structuur in processen en levering
Het zijn overigens niet alleen klantrelaties en -beheer waar je op moet letten in het geval van groei: het is ook belangrijk om aandacht te geven aan de interne bedrijfsprocessen. Denk bijvoorbeeld aan inkoop en de planning, maar ook aan het voorraadbeheer. Zijn deze onderdelen niet goed op elkaar afgestemd, dan ontstaan er fouten, vertragingen en extra kosten. Ook hierin kun je goede stappen zetten voor meer overzicht en structuur en wel met een zogeheten Supply Chain Management voor je bedrijf. Door hierin te investeren, krijg je meer inzicht in je zakelijke interne processen.
Hierbij wordt het duidelijk waar knelpunten zitten en waar eventuele verbetering mogelijk is. Het resultaat? Je kunt je werk beter inplannen, terwijl je verspilling vermindert én je klanten beter kunt bedienen. Ook fijn: deze vorm van structuur zorgt ervoor dat je wat meer voorspelbaarheid in je bedrijf krijgt, wat ook alleen maar je dienstverlening ten goede komt. Kortom: uiteindelijk draait structuur echt niet om het vastleggen van ieder detail, maar eerder om het creëren van een solide basis waarop je kunt bouwen en vertrouwen. En die basis is nodig voor groeiende MKB-bedrijven.
